Assurer la qualité des fournisseurs n'est pas une tâche facile, ceci n’est pas nécessairement dû à un manque d’effort fourni par les parties concernées, mais plutôt à cause des défis croissants liés à leurs gestions. La mondialisation, un cadre réglementaire dynamique et des efforts accrus pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts en vue de développer un cycle de production allégé font partis des nombreux défis auxquels les entreprises doivent désormais faire face. Cependant, la gestion du risque opérationnel n’est pas un sprint, c’est une course de fond dont l’approche globale doit se faire à travers un parcours composé de plusieurs étapes.
Le Défi
Alors que la chaîne d'approvisionnement utilisée par les entreprises se mondialise de plus en plus, les différences culturelles, la barrière linguistique et les frontières géographiques apparaissent comme de nouveaux obstacles à surmonter. Imaginez les répercussions pour une entreprise américaine qui possède une usine de fabrication au Mexique et dont les fournisseurs se trouvent aux quatre coins du globe. Cette entreprise devra tenir compte de l’approche culturelle des fournisseurs au regard des risques qui peuvent survenir sur le lieu de travail. En outre, elle doit communiquer efficacement les normes malgré la barrière linguistique et être conforme à la réglementation gouvernementale qui s’applique dans la zone géographique de ses fournisseurs. Le risque opérationnel devient soudainement plus complexe.Même si votre entreprise travaille avec des fournisseurs locaux sans jamais faire appel à une chaîne d'approvisionnement internationale, les règlements requis par l'industrie ou les normes gouvernementales en matière de santé et de sécurité au travail évoluent constamment pour mettre davantage l'accent sur la responsabilité de l'employeur. Prenez comme exemple le projet de loi 30 récemment adopté en Alberta, ce dernier a accru la responsabilité des employeurs pour mieux garantir la santé et la sécurité de leurs travailleurs.
De quelle manière les entreprises doivent-elles évaluer les risques opérationnels lorsqu’elles font appel à des fournisseurs tiers ? Il suffit de suivre une approche globale en plusieurs étapes basée sur quatre phases clés :
1) Comprendre le risque actuel
La première étape qui vous permettra de gérer les risques pouvant être provoqués par un tiers consiste à connaitre de manière approfondie l’état des risques actuels tout en pouvant prédire la façon dont ils peuvent évoluer. Une analyse approfondie de plusieurs facteurs doit être effectuée auprès de chaque fournisseur. Celle-ci devra inclure, sans s’y limiter, une démarche de sensibilisation culturelle, un processus de gestion des performances, des guides et des procédures sur la sécurité, une communication avec les employés ainsi qu’une sensibilisation générale quant aux risques encourus.2) Mettre en place une stratégie
Une fois cette partie terminée, classez en priorité les risques liés aux tiers afin de bien cibler les problèmes les plus urgents. Établissez une stratégie liée à la gestion des risques et diffusez-la au sein de votre organisation afin d’assurer la mise en place d’une structure adéquate qui permettra d’identifier et de résoudre n’importe quel problème avant qu’il ne survienne. Votre plan de gestion des risques devrait informer la base de votre démarche de gestion des incidents au cas où les risques dégénèrent en véritables problèmes.3) Encourager une culture axée sur la connaissance des risques
Si votre entreprise revendique une culture axée sur la connaissance des risques, naturellement l’importance accordée à la sécurité et à la prévention des incidents prendra le dessus lors du processus de sélection des tiers. La sensibilisation par rapport aux risques devrait démarrer au sein de la direction pour s’étendre ensuite à toute l’entreprise. Le fait d’utiliser une démarche descendante et ascendante pour faire face à ce changement culturel poussera automatiquement votre entreprise à mettre en place des processus de contrôles qui garantiront un environnement de travail à la fois sûr et sécurisé. En fin de compte, ces changements se refléteront dans les relations que vous entretenez avec vos fournisseurs.4) Introduire une base de données centrale afin de surveiller les risques
Vérifier la conformité de ses fournisseurs, que ce soit face à la règlementation gouvernementale ou aux exigences de sécurité propres au site appartenant à son organisation, est une étape vitale du processus de gestion des risques. Malheureusement, le fait de stocker des données de conformité sur des feuilles de calculs n’est absolument pas efficace. Grâce à un outil indispensable en matière de gestion de la conformité, votre entreprise peut suivre toutes les données et les informations requises, tels que les documents d'assurance des fournisseurs, les dossiers liés à l’entretien des actifs, les rapports sur les incidents, les guides sur la sécurité, les certificats de formation, etc. En ayant accès à une interface s’appuyant sur la technologie, vous pourrez effectuer le suivi des données de conformité de vos fournisseurs. Cet outil vous permettra également d'atténuer les risques puisque vous serez averti dès que les certificats arriveront à expiration, lorsque l'entretien du matériel sera nécessaire et aussitôt que les documents d'assurance ne seront plus valides.De quelle manière votre entreprise gère-t-elle actuellement les risques liés aux tiers ? Consultez notre résumé graphique sur les risques liés aux entrepreneurs pour voir où vous vous situez parmi les trois catégories proposées.
